Em um cenário onde as empresas buscam implantar uma Comunicação Interna mais horizontal e humana, se tornou fundamental que os líderes e influenciadores internos possuam canais de comunicação que engajem os colaboradores de maneira eficiente, entregando os temas relevantes e transformando as relações de trabalho de maneira estratégica. Pensando nas tendências de utilização de canais, apresentamos 7 motivos para utilizar o Microsoft Teams na Comunicação Interna da sua empresa.
Utilização do Microsoft Teams é uma tendência
Ao olhar os canais de Comunicação Interna, temos que ter em mente a sua utilização estratégica, aproveitando as oportunidades e evitando o excesso de informação. Dando foco àqueles que simplificam a experiência do colaborador, implantamos os que serão mais efetivos para o seu dia a dia. Com o diagnóstico e planejamento de comunicação, visando o calendário e os melhores canais para cada empresa, a solução se mostra mais clara.
O clássico continua em alta: comunicados por e-mail seguem como os favoritos para as divulgações de campanhas internas das empresas. Porém, é preciso inovar, e é neste momento que temos a chegada das redes sociais corporativas. Um dos motivos para utilizar o Microsoft Teams na Comunicação Interna da sua empresa é justamente a possibilidade de unificar e facilitar ainda mais o diálogo entre liderança, influenciadores internos e colaboradores.
O que é o Microsoft Teams
O Microsoft Teams é um software que foi desenvolvido para facilitar a comunicação e promover a colaboração entre equipes, visando atender todas as suas necessidades. Disponível para desktop (Windows e Mac) e dispositivos móveis (Android, iOS e Windows Phone), permite o gerenciamento de diversas conversas em um único ambiente, com integrações e funcionalidades que buscam facilitar o dia a dia de trabalho de pequenas ou grandes empresas.
De forma geral, funciona como um ambiente de trabalho virtual completo, flexibilizando o trabalho em grupo, para torná-lo transparente e prático, motivos pelos quais as empresas têm buscado cada vez mais manter sua comunicação interna focada na aplicação Para que a integração da ferramenta de trabalho em equipes seja também um ambiente saudável de comunicação interna institucional, é sempre necessário que as áreas de TI e Comunicação Interna trabalhem em conjunto, permitindo o uso mais eficiente dessa ferramenta.
Por que utilizar o Microsoft Teams?
1. Comunidades
Agora que você já sabe o que ele é, mostraremos quais são as suas principais vantagens. Por ser uma plataforma focada na colaboração, é possível criar e reunir várias equipes, incluindo parceiros externos. As conversas podem ser separadas entre canais específicos ou entre as equipes, de maneira aberta (em grupo) ou fechada (privadas), onde é possível trocar mensagens, arquivos e imagens, além de utilizar diversas ferramentas.
Assim, você pode criar um canal especificamente configurado para novos membros da equipe, por exemplo, onde eles poderão estabelecer uma conexão rápida com os seus líderes ou com a equipe de RH, durante o processo de onboarding. Existem também opções para quem quiser divulgar recados gerais, tornando ele uma espécie de “mural” digital.
As comunidades podem refletir áreas da empresa ou temas em comum e os membros podem ser convidados a participar ou já serem incluídos automaticamente na entrada. No caso da comunicação institucional, é interessante criar uma comunidade com foco em assuntos que chamem atenção de todos e ter a alta e média liderança como responsáveis pelas postagens, por exemplo.
Nesses espaços, é possível curtir, comentar, colocar GIFs e uma série de recursos que podem abrir espaço para uma comunicação de via dupla.
2. Personalização e produtividade
Para trazer ainda mais possibilidades, o Teams é configurável de acordo com a sua necessidade, fornecendo às empresas tudo o que é necessário para a comunicação, o compartilhamento e a colaboração rápida à distância.
Com todos os dados na nuvem, todos de sua equipe — incluindo funcionários, clientes, parceiros e fornecedores — podem ter acesso às informações necessárias e ajustar facilmente, e de forma segura, documentos on-line.
As tarefas ficam separadas por status e você recebe alertas quando o prazo de conclusão estiver perto. Podendo também alterar a privacidade de cada uma, para que somente a equipe responsável possa visualizá-la.
Além de gerenciar todos os seus projetos em um único lugar, o Teams permite personalizar o seu espaço de trabalho através da integração de ferramentas que se adaptam a necessidade de cada equipe.
Neste quesito, a comunicação interna pode se beneficiar, e muito! Equipes de trabalho podem criar fóruns específicos e convidar outras pessoas a participarem para saber o que está acontecendo. Aqui, temos grupos por interesse que surgem espontaneamente, apoiando a criação e gestão de comitês de diversidade, de comunicação, e outros assuntos de interesse pessoal dos colaboradores.
3. Um único local de trabalho digital
Por ser um serviço oferecido pelo Microsoft Office, ele oferece acesso à diversos recursos como SharePoint, PowerPoint, OneNote, Word, Excel e PowerBI, além de possuir integração com serviços como o Exchange para e-mails, o Skype para chamadas por vídeo e voz e o Yammer — uma rede social corporativa — para bate-papos em grupo e em comunidades. As integrações são incontáveis, o que significa que os seus usuários terão uma infinidade de soluções.
O compartilhamento dos arquivos é feito em tempo real, assim como todas as suas alterações, que podem ser visualizadas pelos usuários à medida que são feitas. E, é importante destacar que para tudo isso não é necessário sair da interface do Microsoft Teams, as funcionalidades estão disponíveis em um único aplicativo! Com isso, temos um novo benefício: o aumento da produtividade.
4. Integrações com diversas ferramentas
Porém, ele não tem compatibilidade apenas com ferramentas da Microsoft. Você também poderá utilizar os principais aplicativos de produtividade da atualidade, como o Trello, Asana, MindMeister, Zoom, Wrike, Todoist, Salesforce, Google Analytics, Evernote e muito mais!
E isso não é tudo: o Microsoft Teams ainda possui cerca de 24 bots, com diferentes funcionalidades — realização de pesquisas, consulta de dados e envio de relatórios periódicos, por exemplo — que auxiliam na otimização de tarefas e na automatização de relatórios e análises.
Também existem bots personalizáveis, que podem ser editados e configurados de acordo com a necessidade e estratégia do negócio. Trabalhando em conjunto com a equipe de TI, é possível utilizar a tecnologia a favor da Comunicação Interna, facilitando ainda mais o dia a dia do colaborador.
5. Agendar reuniões
Outra atividade que se torna prática pelo Microsoft Teams é a de iniciar chamadas e configurar reuniões de forma rápida, diretamente pelo aplicativo, possuindo também uma integração com o Google Agenda.
Os seus compromissos ficam organizados e as tarefas podem ser adicionadas como públicas para usuários determinados, para que saibam qual horário é melhor para conversar com você.
6. Eventos on-line
Você é um líder e tem uma notícia importante para compartilhar com os seus colaboradores? Existe um webinar que eles precisam assistir? Uma live com transmissão em tempo real para toda a empresa precisa ser feita mensalmente? Não se preocupe, no Microsoft Teams é possível transmitir eventos on-line para até 10.000 pessoas!
E esses encontros podem ter até mais de uma hora de duração, atendendo todas as necessidades técnicas de sua empresa e engajando os seus colaboradores nos assuntos mais importantes.
A opção Live Events é de fácil gestão, comporta diversos apresentadores, inclusive externos à organização, e gera a gravação automática do conteúdo compartilhado. O líder pode falar enquanto aponta um conteúdo específico em slide, além da opção de perguntas dos espectadores em tempo real.
É também possível gravar treinamentos à distância, sabendo exatamente como vai ficar o resultado.
7. Gravações de reuniões
E, se o colaborador não pode assistir o seu Live Event naquele horário, você ainda pode fazer a gravação de reuniões para que fique visível para todos que você autorizar. As conversas ficam gravadas em um local fácil de encontrar, tanto as ocorridas em grupo quanto as particulares, e o compartilhamento pode ser feito através de um link.
E se tudo isso já não fosse o bastante, o Microsoft Teams foi criado pensando também na proteção dos dados, então não há com o que se preocupar!
