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pessoas discutindo a estratégia de comunicação interna

Passo a passo para elaborar uma estratégia de Comunicação Interna

Quando se fala em comunicação para empresas é comum pensar diretamente no contato com os clientes e com o público externo. Porém, é fundamental lembrar que a troca de informações dentro da companhia é fundamental para garantir que a corporação mantenha os processos caminhando. A Comunicação Interna é esse conjunto de ações de compartilhamento e transmissão de informações em uma organização, com foco os colaboradores.

Esse processo deve ser desenvolvido de forma estratégica e com conteúdos relevantes para as atividades, a fim de contribuir com o desenvolvimento do negócio e com a manutenção do bom desempenho nas atividades da companhia. Os ruídos e gargalos na comunicação provocam uma série de problemas, afetando o cumprimento de metas e o alcance de resultados positivos.

É preciso promover uma estratégia de Comunicação Interna que permita às pessoas estarem a par do que acontece no negócio. Isso é importante para que os profissionais sejam mais participativos, engajados e envolvidos com o empreendimento. Uma equipe sem consciência do que ocorre no negócio fica pouco habilitada para o enfrentamento de desafios e para a proposição de soluções.

Aplicando as medidas corretas, é possível manter o time atualizado, o que contribui para a eficiência e eficácia dos processos. A estratégia sólida para o compartilhamento de informações no empreendimento auxilia no encadeamento de ações bem elaboradas e pensadas para promover resultados positivos. Quer saber como elaborar uma estratégia de Comunicação Interna? Confira algumas dicas aqui!

Entenda por que é importante ter uma estratégia de Comunicação Interna

Ter uma estratégia de Comunicação Interna é fundamental para que os processos na corporação sejam efetivos. Com a equipe a par das informações, é possível que ela seja mais atuante e colaborativa.

Melhoria do clima organizacional

Um bom plano de estratégia de Comunicação Interna promove mais canais para troca de ideias, permitindo que questões sejam esclarecidas e que conflitos sejam resolvidos com mais facilidade. Mais meios de interação possibilita a formação e o fortalecimento de laços e também a promoção da cooperatividade e da humanização. Os profissionais formam parcerias e passam a ajudar mais uns aos outros.

Outra vantagem é a geração de uma boa estratégia de Endomarketing, o que cria uma imagem positiva da companhia para a equipe.

Aumento da efetividade dos processos

Se o colaborador está a par dos fatos que acontecem no negócio, ele consegue ser muito mais proativo e participativo. Com isso, o grupo de trabalho fica mais atuante e engajado.

Esses fatores fazem com que os processos na organização sejam mais efetivos. Montar relatórios, atender clientes, solucionar problemas e propor alternativas para as questões vão ser tarefas cumpridas com mais facilidade. Com isso, há mais efetividade no cotidiano da empresa e resultados positivos.

Fortalecimento da qualidade das decisões

Com uma melhor circulação da informação, os profissionais ficam mais conscientes do que está acontecendo no empreendimento. Isso possibilita que eles tenham mais ferramentas para pensar os processos da empresa. Assim, as decisões são pautadas em dados sólidos.

As equipes ficam a par das atividades e, com isso, passam a ter mais ferramentas para tomarem decisões de forma apropriada. Esse fator minimiza erros e promove um conjunto de ações positivas na corporação.

Redução da rotatividade

Quanto mais insatisfeita está a equipe, maior o índice de rotatividade. Quando os processos comunicativos internos são mal conduzidos, os resultados começam a ser prejudicados, os colaboradores ficam insatisfeitos e a chance de desligamento aumenta. E um alto turnover na empresa gera prejuízos nos processos e também financeiros, pois as constantes trocas de profissionais demandam novas contratações e treinamentos.

Se a estratégia de compartilhamento de dados é bem planejada e desenvolvida, os resultados são mais efetivos e as pessoas ficam bem informadas sobre os processos. Isso aumenta a satisfação da equipe e minimiza os índices de rotatividade.

Facilitação da integração

Um desafio para os empreendimentos é realizar uma boa integração dos novatos. É preciso ajudá-los na adaptação às novas tarefas e à equipe. Muitas vezes, eles não podem contar com um acompanhamento contínuo e podem enfrentar muitos obstáculos para esclarecerem suas dúvidas.

Com uma boa estratégia de comunicação corporativa, fica muito mais fácil para os recém-chegados acessar as informações do sistema. Com isso, esses colaboradores conseguem se inteirar dos processos do negócio.

Defina os objetivos

A Comunicação Interna nas empresas tem como principal objetivo manter o alinhamento e o engajamento dos profissionais nos propósitos, causas, discursos e identidade do empreendimento. Porém, é necessário aprofundar nesses aspectos, alinhando as metas da comunicação com os objetivos estratégicos do negócio. Para isso, veja as trocas de informações dentro da companhia como um meio que pode contribuir para a realização dos propósitos.

Nessa etapa, é importante fazer um Diagnóstico da organização, separando os processos bem sucedidos daqueles em que o desempenho está abaixo da média. Ele pode ser feito por meio de uma avaliação com todos os colaboradores, perguntando a eles quais são os procedimentos que estão com bons resultados e quais estão defasados.

Você pode também promover reuniões com gestores para ter uma visão mais completa da situação. Com os problemas já notificados, identifique quais as melhorias que necessitam ser feitas e procure estimar como a Comunicação Interna pode ajudar na resolução das dificuldades.

A partir desses dados, estabeleça metas para a estratégia de intercâmbio de dados, de forma que ela auxilie a promover melhorias nas questões identificadas como problemáticas.

Conheça o público interno

Uma etapa fundamental para elaborar uma boa estratégia de Comunicação Interna é conhecer o público corporativo. Assim, é possível traçar um perfil dos profissionais, o que vai ser um orientador das etapas seguintes do processo.

Colete informações sobre idade, sexo, formação, local de moradia e estrutura familiar para conhecer um pouco mais das pessoas da organização. Você pode também aprofundar a pesquisa para conhecer gostos, aptidões e ferramentas tecnológicas aos quais o time está mais habituado.

É importante reunir dados também sobre o modelo de trabalho de cada profissional. Colaboradores que estão sempre no escritório são diferentes daqueles que vão à campo, por exemplo. Assim, os meios para eles se comunicarem devem ser diferentes.

Essas referências são importantes na escolha das estratégias comunicativas que serão utilizadas. Por exemplo, uma equipe formada predominantemente por adultos na faixa dos 20 a 25 anos vai usar recursos de compartilhamento diferentes de um time composto em maioria por pessoas de 40 a 50 anos, que passaram um longo tempo da vida sem internet.

Isso vale para muitas outras variáveis. Saber quais são os interesses da equipe em termos de tecnologia ou recursos de escritório abre a possibilidade de adotar mecanismos que agradam a maioria dos profissionais. Afinal, uma estratégia de comunicação só vai funcionar se houver a adesão de todo o time.

Há colaboradores que preferem recursos impressos, outros já aderem ao uso do smartphone, muitos utilizam e-mail: sempre há alguém que não se adequa às novas tecnologias. Assim, diante de tanta variabilidade, levantar um perfil do público interno da empresa é fundamental.

Faça o planejamento

A fase de planejamento é aquela que apresenta as ações a serem realizadas para que os objetivos sejam alcançados. É preciso desenvolver um plano claro, detalhado e congruente para evitar falhas e dificuldades na implementação.

Descrição das ações que serão desenvolvidas

Essa parte do planejamento é uma descrição aprofundada sobre as ações que vão ser implementadas. Especifique qual a situação atual e as modificações inseridas, indicando pessoas envolvidas, equipamentos necessários e ações complementares, como treinamentos das novas ferramentas.

Cronograma

Estabeleça prazos para cada ação desenvolvida com o auxílio de tabelas. Indique datas de início e término para o cumprimento de cada etapa do processo. Isso é importante para que as atividades sejam empreendidas de forma gradual e para evitar problemas na implementação da estratégia de Comunicação Interna.

Plano de avaliação

É importante estabelecer um plano para avaliar o trabalho desenvolvido já na fase de planejamento. Procure estipular quais serão as estratégias de avaliação de resultados, pois algumas informações são coletadas ao longo da implementação. Isso otimiza todo o trabalho e permite que a avaliação seja mais completa.

Escolha os canais certos

Para elaborar uma boa estratégia de Comunicação Interna, é possível adotar diversos canais. É importante pensar que o ideal é ter mais de um mecanismo para a troca de informações, apostando em vários meios complementares. Veja, a seguir, quais são os principais recursos nas companhias:

Mural de avisos

O mural de avisos é um recurso bem tradicional, amplamente utilizado nas empresas. É um quadro que deve ser colocado em local visível e acessível, em que são afixados papéis com as informações sobre eventos, ocorrências e fatos ligados ao empreendimento.

Ele se destaca por ser um recurso de baixo custo de implementação e bastante acessível. É importante ter atenção para o fato de que os conteúdos produzidos devem ser chamativos e objetivos a fim de despertar a atenção dos colaboradores.

O mural de avisos pode demandar muitos gastos com impressões e não ser tão sustentável em corporações maiores. Uma alternativa é o mural digital, que demanda um maior investimento para a implementação, mas que não utiliza papel.

Jornal Impresso

O jornal da empresa é uma boa alternativa para transmitir a cultura organizacional, informar sobre mudanças e apresentar casos de sucesso e colaboradores premiados. Normalmente, ele é um veículo de comunicação para prazos maiores, com tiragens a cada 30 dias, por exemplo.

Pode ser muito útil quando a equipe é formada por pessoas que já têm o hábito da leitura em impressos. Contudo, demanda vários esforços com diagramação, criação de conteúdo e distribuição.

Rede social corporativa

A rede social corporativa é um bom recurso para facilitar o contato entre os profissionais da empresa. Ela segue o modelo das redes sociais tradicionais e permite diversos formatos de conteúdo. É uma maneira de aproximar as diferentes hierarquias no empreendimento, sendo um bom espaço para a realização de trocas de informação.

Porém, a rede social corporativa demanda a adesão da equipe, o que pode não acontecer. Além disso, é importante trabalhar com cuidado com o tipo de conteúdo que pode ser compartilhado, pois é um canal que está na fronteira entre o formal e o informal.

E-mail corporativo

Dificilmente uma empresa não adota o e-mail como um recurso comunicativo. De baixo custo e demandando apenas a conexão com a internet, login e senha, o recurso é ótimo para o recebimento e o compartilhamento de informação.

Caracterizado pelo fácil manuseio e pela tolerância a um grande volume de conteúdo, o e-mail é uma excelente ferramenta para o mundo dos negócios. Com a tecnologia dos smartphones, é possível acessar as mensagens de qualquer lugar e a qualquer momento, o que facilita o trabalho remoto.

Intranet

A intranet é uma rede interna de acesso restrito aos profissionais. É um bom recurso para que os diferentes setores da empresa compartilhem arquivos, mantendo o sistema ordenado. Apesar de demandar um alto custo de implementação, é um projeto compensatório se o empreendimento souber utilizar a ferramenta.

Além de minimizar a demanda de papel, ela permite a centralização das informações do negócio, o que favorece todos os departamentos. Porém, pode ser difícil integrá-la com outros sistemas.

Newsletter digital

A newsletter é um informativo digital em que a organização divulga informações da marca, podendo utilizar vídeos, gifs e imagens. É um conteúdo bem atraente, que deve ser disponibilizado de forma periódica.

Nela são abordados diferentes aspectos da empresas como: comunicados importantes, mostrar os eventos da empresa, apresentar inovações ou abordar temáticas que são interessantes. A newsletter pode ser enviada ao e-mail dos colaboradores, por isso, apresenta baixo custo e é bastante sustentável, uma vez que não demanda o uso de papel.

Aplicativos

Os aplicativos corporativos são uma boa alternativa para os colaboradores trocarem informações. São ferramentas acessíveis por via do smartphone que podem facilitar o cotidiano do empreendimento.

Além de facilitarem o trabalho remoto, eles contam com a funcionalidade de notificação. As organizações podem aproveitar as ferramentas já disponíveis no mercado ou até contratar empresas para produzirem aplicativos personalizados.

TV corporativa

A TV corporativa permite criar um canal exclusivo para os colaboradores. Os telões são colocados em locais estratégicos do empreendimento e exibem conteúdos como campanhas, avisos, ações de gamificação e estratégias para promover a cultura organizacional.

Com esse recurso, é possível divulgar uma série de informações da empresa e captar a atenção dos profissionais. Porém, é necessário ter recursos para produzir conteúdo para a TV de forma recorrente.

Esses são apenas alguns dos recursos de comunicação para empreendimentos. Há outros como a rádio corporativa, telefone, correio e revistas que também são utilizados nos negócios.

Para escolher as melhores ferramentas para o empreendimento, é importante fazer uma avaliação do custo-benefício e considerar as informações que foram coletadas no diagnóstico do público interno.

Pondere também sobre quais meios de troca de dados os membros da organização se adaptam com mais facilidade e aposte em vários recursos diferentes, pois se a comunicação falha por um meio, há outros que podem substituí-lo.

Acompanhe os resultados

Você começou todo o processo fazendo um Diagnóstico da comunicação na empresa, definindo objetivos e pesquisando o público interno. Em seguida, foi feito um planejamento e a escolha dos canais de trocas de informações. Após concluir essas etapas, é possível implementar as novas medidas.

A partir desse momento, a corporação deve realizar o monitoramento dos resultados gerados pela nova estratégia de compartilhamento de dados entre os profissionais. Isso é muito importante para observar quais foram os efeitos gerados pela mudança.

Para fazer o monitoramento, é preciso avaliar a adesão dos colaboradores às novas ferramentas. Isso pode ser feito por meio de questionários, pesquisas de satisfação ou na realização de reuniões com as equipes para receber o feedback dos grupos de trabalho.

Além disso, no processo de acompanhamento de resultados, é importante também avaliar o Retorno sobre o Investimento (ROI). Esse indicador-chave de desempenho é utilizado para mensurar se o investimento na implantação dos novos recursos comunicativos foi compensatório. Ele é dado pela fórmula:

ROI = (Retorno Obtido – Investimento Realizado) / Investimento Realizado x 100

Faça uma avaliação ao longo do tempo desta série de variáveis:

Alcance dos objetivos preestabelecidos para a estratégia de Comunicação Interna

Após a realização do Diagnóstico, você estabeleceu metas que deveriam ser alcançadas por meio da estratégia de comunicação. Esse é o momento para avaliar se elas foram atingidas e se houve melhorias.

Adequação dos processos com a mudança

Verifique se, com a implementação das novas propostas, os processos da empresa foram melhorados ou prejudicados. Observe também se houve efeitos colaterais ou indesejados.

Clima organizacional

Procure avaliar se o clima organizacional foi afetado com as inovações em comunicação. A proposta dos recursos de troca de informações é abrir possibilidades e facilitar o diálogo. Assim, um benefício indireto seria a melhoria do clima da empresa.

Desempenho dos canais internos de comunicação

É importante avaliar o desempenho das ferramentas de intercâmbio de informações inseridas com a estratégia de Comunicação Interna. Se foi um aplicativo, por exemplo, ele está funcionando corretamente?

Resultados do negócio

Um benefício indireto da estratégia deve ser a melhoria nos números da empresa por causa da maior eficiência nos processos. Vendas aumentam e atendimentos são otimizados se a comunicação é mais efetiva. Se isso não estiver ocorrendo, pode ser que haja algum problema na estratégia.

Busque ajuda especializada

Elaborar e implantar uma estratégia de Comunicação Interna é uma tarefa desafiadora. Por isso, é tão importante contar com uma ajuda especializada. Veja a seguir as vantagens de procurar o apoio de profissionais habilitados para melhoria da troca de informações dentro da empresa!

Visão imparcial

Quando estamos imersos na cultura organizacional, é natural que tenhamos dificuldade de enxergar alguns hábitos enraizados. Com essa visão, é muito mais difícil fazer um Diagnóstico efetivo. Além disso, propor soluções também é complexo, pois já temos todo um esquema cristalizado para realizar os procedimentos.

Profissionais de fora da empresa podem ajudar a enxergar costumes e modos de trabalho que estão sendo prejudiciais para o desempenho do negócio. Com sua visão imparcial, com uma série de conhecimentos acumulados sobre processos comunicativos e a experiência na atuação com outras corporações, uma agência de Comunicação Interna pode oferecer um ótimo serviço.

Perspectivas sólidas

Uma ajuda especializada pode auxiliar no estabelecimento de objetivos sólidos, adequados à realidade do empreendimento. Há certas soluções comunicativas que não favorecem algumas organizações. O público interno pode não se adaptar a alguma tecnologia, a substituição de alguns maquinários pode não ser compensatória e outras soluções podem ser mais favoráveis.

Assim, todos os processos demandam uma avaliação aprofundada. A proposição de alternativas, o estabelecimento de objetivos e o planejamento exigem que se tenha um olhar voltado para os avanços, mas que isso seja feito respeitando os limites e a realidade do negócio.

Clareza de alternativas e consequências

Aplicar uma boa estratégia de comunicação empresarial demanda o conhecimento do campo de possibilidades para a organização. A ajuda especializada conhece os diversos recursos possíveis a serem utilizados e tem mais clareza dos efeitos que eles podem gerar para os processos comunicativos do negócio.

Isso é importante para a realização de um projeto construtivo, que realmente acrescente melhorias para a companhia. Assim, os profissionais podem beneficiar as mudanças nas estratégias de trocas de informações.

Respeito à filosofia da empresa

Toda organização tem um conjunto de princípios, a sua missão e os seus valores. Qualquer ação no empreendimento deve contemplar a cultura corporativa e isso envolve a estratégia de Comunicação Interna.

A ajuda especializada pode auxiliar no desenvolvimento de uma série de ações e mudanças, mas sempre respeitando a essência do empreendimento. Isso contribui para que a empresa cresça, mas permaneça firme em seus parâmetros fundamentais.

Conclusão

Para desenvolver uma boa estratégia de Comunicação Interna, é necessário realizar uma série de procedimentos. O Diagnóstico fornece informações para a identificação dos problemas que se quer solucionar. É a partir dele que você vai estabelecer os objetivos. Nesse processo, é importante ouvir os colaboradores, buscando encontrar os focos de insatisfação.

Após construir as metas do negócio, é o momento de fazer um planejamento de Comunicação Interna. Nele, é preciso detalhar quais são os canais de comunicação escolhidos, as ações a serem desenvolvidas, orçamentos e pessoas envolvidas em cada etapa. Demonstre também quais são as aquisições necessárias e outras medidas que podem ser importantes, como a realização de treinamentos.

Após colocar todo o planejamento em prática, os resultados devem ser avaliados. Esse processo demanda observar benefícios diretos, como o alcance dos objetivos definidos a princípio, a otimização de processos comunicativos e as vantagens indiretas, como aumento da receita e melhoria do clima organizacional.

Por último, é preciso lembrar que em todo esse processo, procurar ajuda especializada é um passo fundamental. São várias etapas bastante complexas para serem cumpridas e uma empresa especializada em Comunicação Interna estratégica pode ser o que falta para haja sucesso nas mudanças e que as questões problemáticas sejam resolvidas.

Profissionais especializados oferecem uma visão imparcial, a instauração de medidas respeitando a cultura corporativa, perspectivas sólidas e uma série de conhecimentos que contribuem para a elaboração de uma boa estratégia de troca de informações no negócio.

E então? Gostou de nosso post sobre a elaboração de uma estratégia de Comunicação Interna? Aproveite e entre em contato com a nossa agência para que possamos ajudar você da melhor maneira!