A forma como uma instituição se comunica diz muito sobre ela. Dessa maneira, seus documentos oficiais devem carregar consigo os valores prezados pela empresa e por seus profissionais e é fundamental posicionar-se de maneira adequada, além de cuidar da qualidade dos conteúdos empresariais. Portanto, confira aqui o real poder do conteúdo empresarial atualizado e de qualidade.
As informações precisam estar atualizadas e os documentos devem ter boas condições de apresentação. No entanto, essa tarefa é comumente deixada de lado ou segue acompanhada por dúvidas no momento da sua implementação.
Para entender melhor o real poder do conteúdo empresarial atualizado e de qualidade, continue acompanhando este post. Aproveite também para conferir como isso pode ser feito da melhor maneira possível!
Importância da qualidade e da atualização dos conteúdos oficiais
As informações e os dados de uma empresa podem se modificar com velocidade relativamente alta. Isso se explica pelo fato de que todos os dias surgem novos papéis e novas necessidades de comunicação interna, seguindo a tendência de, no longo prazo, o volume ser cada vez maior.
Nesse sentido, é comum que haja perda ou desatualização de informações, o que, de alguma maneira, impacta em processos essenciais para o bom funcionamento da instituição. Tal desalinhamento pode prejudicar até mesmo a segurança institucional, deixando a organização vulnerável a questões legais e exposta.
E aqui está a importância de prezar por essa qualidade e pela atualização constante: é por meio dos canais oficiais que a empresa pode guiar as pessoas e alinhá-las quanto à cultura organizacional e ao tom de voz desejado. Além disso, documentos padronizados visualmente permitem que a identidade da marca seja fixada e facilite a percepção das informações transmitidas.
Aqui, há os boletins informativos, as apresentações da diretoria e até mesmo o sistema de intranet empresarial como bons exemplos de norte capaz de promover esse alinhamento na comunicação. Entendida a importância, outra dúvida pode surgir e ela referente ao momento ideal para isso. Continue a leitura para entender melhor sobre isso.
Momento ideal para fazer a atualização
É muito importante que a atualização do conteúdo empresarial seja feita de forma recorrente. Porém, é comum se perguntar qual é o momento ideal para fazê-la. A resposta para isso é: depende.
Isso porque é preciso ter atenção ao contexto em que cada empresa está inserida e às transformações as quais é submetida. Um momento muito importante para se fazer isso é, principalmente, quando uma empresa está formando seus pilares estratégicos, por exemplo.
Outros momentos em que se deve prezar pela atualização e pela garantia da qualidade dos documentos são as datas comemorativas da empresa, como aniversários. Essas são oportunidades de investir ainda mais para que todos estejam alinhados internamente quanto ao tom da comunicação e à atualização dos conteúdos oficiais.
Vantagens de manter os documentos atualizados
O principal motivo pelo qual é preciso manter os conteúdos atualizados é a organização. Ter uma padronização nesse sentido garante que, além do alinhamento entre os profissionais, haja continuidade de ações que garantam essa qualidade.
Isso porque é comum que, enquanto indivíduos, cada um tenha uma visão diferente sobre diferentes assuntos. No entanto, como instituição, é essencial prezar pela unidade de comunicação para que todos caminhem no mesmo sentido.
Afinal, um colaborador alinhado às estratégias e ao tom da empresa tem maiores chances de propagá-las. Ainda, caso outra pessoa venha a assumir a demanda da comunicação organizacional, há a certeza de que aquela linha definida será devidamente seguida.
Como fazer a atualização
Toda empresa precisa de uma gestão constante do conteúdo empresarial. Para isso, é preciso manter, armazenar, consolidar e atualizar as peças requeridas na composição de um conteúdo oficial. Pesquisas também são muito importantes, assim como a organização de documentos para que possam ser facilmente acessados.
Aqui, está inserido ainda o desenvolvimento de estratégias organizacionais como um todo, além da captura de dados e distribuição de materiais. Então, é fundamental traçar um objetivo claro de maneira que todos possam internalizá-lo. Deve-se ainda promover a transparência por meio de comunicados e divulgações acerca da cultura e do tom desejado pela empresa.
A importância dos especialistas
O momento de fazer a atualização do conteúdo empresarial ou até mesmo da criação de um padrão institucional requerem pensamento estratégico. Nesse sentido, é preciso fazer análises consistentes e ter um panorama do contexto organizacional.
Entender a necessidade de cada canal, o melhor posicionamento e o aproveitamento adequado de cada informação a cada situação se tornam tarefas obrigatórias dessa demanda.
É preciso, ainda, cuidar para que cada área tenha um modelo certo para seguir, além de que os posicionamentos tenham um padrão tanto na teoria quanto na prática. Afinal, ter valores que, no dia a dia, não são aplicados não é benéfico, isso não apenas para a imagem organizacional, mas para o próprio dia a dia na instituição.
Por tudo isso, contar com especialistas que auxiliem nessa missão pode ser a certeza de que tudo será feito mediante visão estratégica adequada. Assim, os resultados das ações serão mais concretos e todos poderão usufruir deles.
Mensuração de resultados
A mensuração de resultados de uma estratégia de conteúdo empresarial vai depender, muitas vezes, do contexto, do objetivo pelo qual ela foi requisitada e do conceito construído. Isso é possível principalmente se o último (o conceito) está baseado em formulários com perguntas-chave que investigam fatores como:
- efetividade das orientações e do entendimento acerca da direção adequada da comunicação;
- compreensão por parte dos profissionais sobre a razão dessa comunicação existir da maneira que é;
- apreensão sobre as vantagens de prezar pela atualização e pela qualidade dos conteúdos empresariais.
É importante ressaltar até mesmo o fato de que, além de soluções de baixo custo, os formulários são uma maneira prática de mensurar a eficácia das ações aplicadas a partir da estratégia de conteúdo empresarial.
Alternativas aos formulários e, a depender do caso, são entrevistas ou ainda análise da intranet. Nela, é possível observar o engajamento do público interno empresarial por meio de comentários e opiniões acerca do plano de padronização da comunicação.
Então, a importância dessa mensuração de resultados está no fato de que ela dá não só ao setor responsável pela comunicação mas, principalmente, à diretoria, a noção de nível de alinhamento interno. Somente dessa forma será possível identificar o retorno que a estratégia promove para a instituição.
Adaptação da comunicação às novas tecnologias
As novas tecnologias têm incrementado a maneira de comunicar-se nas empresas. Uma simples intranet, por exemplo, pode dar lugar a plataformas que promovem engajamento, sendo o Workplace um exemplo disso. Nele, é possível usar animações e GIFs, o que amplia as possibilidades de interação.
Dessa forma, tais plataformas permitem comunicação efetiva entre os membros, por meio do compartilhamento de informações úteis. Assim, ela pode reunir até mesmo guias de estilo ou documentos que auxiliem na atualização do conteúdo empresarial, sendo ferramenta importante na estratégia. Além disso, elas podem ser adaptadas ao contexto e à cultura de cada empresa, tenham elas uma linguagem mais estratégica ou mais casual. Assim, as ferramentas e as maneiras como serão implementadas vão depender da realidade de cada instituição.
A partir de tudo isso, é possível perceber a importância de estabelecer e aplicar uma estratégia que vise à atualização e à qualidade de materiais e documentos oficiais. Ela é capaz de estabelecer um conteúdo empresarial que promova alinhamento organizacional e unidade na comunicação.
Então, tenha todos os fatores citados em mente e não deixe de contar com um especialista para que os resultados sejam otimizados. Quer começar a traçar a estratégia de comunicação interna da organização? Entre em contato conosco e conheça nossas soluções!
