As empresas são formadas por pessoas. E, para que o sucesso do negócio seja alcançado, é preciso que haja uma boa interação entre os membros das equipes que o constituem.
Ao mesmo tempo, essas são as principais propostas dos eventos corporativos: promover um bom relacionamento entre o público interno e garantir sua satisfação com a corporação.
Realizar tais eventos, portanto, é uma estratégia cujos frutos são perceptíveis no curto e no longo prazo. É possível verificar que as reuniões trazem aprendizados e favorecem o ambiente de trabalho, além de gerarem um bom retorno financeiro.
Quer saber mais sobre os eventos corporativos e entender como eles podem ajudar na Comunicação Interna de uma empresa? Continue a leitura!
O que são eventos corporativos?
Grande parte das pessoas, se questionada sobre o que são eventos corporativos, responderá que se tratam de festas de fim de ano promovidas pela empresa. Essa resposta não é 100% errada. Contudo, está longe de representar totalmente a realidade.
Os encontros promovidos por uma corporação têm tantas possibilidades e finalidades que os reduzir a uma reunião anual é desmerecer a relevância de cada um deles e demonstrar que pouco se conhece sobre o assunto.
Tais eventos são reconhecidos como parte do planejamento estratégico das organizações. Trata-se de uma importante ferramenta para atingir o público-alvo de maneira diferenciada, dando a esse relacionamento um significado especial.
Essas são ótimas oportunidades para que as empresas confirmem a aliança que têm com funcionários, consumidores e fornecedores. Quando bem-organizadas, podem trazer inúmeras vantagens, como a diminuição do turnover, a captação e a fidelização de clientes.
Uma das funções de um evento é facilitar a comunicação entre as pessoas e a companhia. É importante ressaltar que os eventos podem fortalecer a cultura organizacional, mas, para que isso ocorra, eles não devem acontecer de modo pontual, apenas em datas especiais para a empresa.
Criação de uma agenda de eventos internos
É necessário criar uma agenda de eventos internos. Isso se transforma em um movimento, um conjunto de ações nas quais diferentes departamentos podem se comunicar sem barreiras e em uma evolução constante.
Não importa o tamanho da organização: ao lançar mão dessa ferramenta, são garantidos benefícios insubstituíveis à interação humana, que incluem a construção de relacionamentos, confiança e intercâmbio de ideias.
Conversas iniciadas informalmente em um encontro dessa natureza podem render bons frutos ao dia a dia do ambiente empresarial, onde, por vezes, esse tipo de comunicação é escasso. As experiências proporcionadas pelos eventos são singulares e, portanto, improváveis de se repetirem em outro contexto.
Esse vínculo se destina a alcançar e a manter uma atitude positiva e lucrativa dos participantes em relação à companhia. Cria-se, dessa forma, uma vantagem competitiva.
Organização de um evento empresarial
O mercado de eventos vem crescendo bastante nos últimos anos. Isso se dá porque algumas empresas reconhecem o valor que essa ferramenta tem, pois, quanto maiores a crise e a pressão, maior a necessidade da promoção de momentos do tipo.
A realização de um evento envolve o anfitrião e os convidados reunidos em torno de algo especial. Alguns têm formatos padronizados e tradicionais, enquanto outros aderem a modelos mais descontraídos, com atrações de entretenimento.
Esse novo parâmetro pode contribuir, significativamente, para: o aumento da concentração dos participantes, a absorção de conhecimento e a aproximação entre a marca e o público.
A organização de um evento é algo que demanda investimento de tempo e dinheiro. Entretanto, independentemente do modelo escolhido, alguns passos devem ser seguidos para que os objetivos sejam alcançados.
Em primeiro lugar, é preciso que o objetivo esteja claro. Com isso em mente, é possível planejar as proporções do evento e ter um orçamento mais próximo da realidade. Em seguida, o foco deve voltar-se a sua criação, elaboração e realização.
Nessa fase, as contratações são fundamentais, pois definem a qualidade do local e dos serviços oferecidos. Mas ainda há mais uma etapa a ser cumprida após a finalização da reunião: o acompanhamento.
Ele é essencial para conhecer os resultados do evento e mensurar a satisfação dos funcionários. Saber quais foram os maiores acertos e erros permite um melhor planejamento futuro. Contudo, nos aprofundaremos nesse tema mais adiante.
Como os eventos corporativos ajudam a melhorar a Comunicação Interna da empresa?
Investir em Endomarketing e Comunicação Interna tem sido uma estratégia adotada por muitas empresas que perceberam o quanto essa ação é eficiente. Seja para atrair e reter talentos, mobilizar equipes ou melhorar o relacionamento com os funcionários, esse investimento justifica-se por seus ótimos resultados.
Nesse cenário, os diversos eventos corporativos se mostram como recursos muito úteis para auxiliar líderes e gestores. Eles ajudam tais profissionais a colocarem sua formação, expertise e criatividade em prática, fortalecendo os planejamentos estratégicos do marketing e do Endomarketing.
Os encontros promovidos pela companhia devem proporcionar experiências únicas a seus participantes e impactá-los positivamente. A abertura desses espaços precisa fomentar o compartilhamento de ideias, problemas e soluções, de maneira produtiva e sistemática.
A importância de tal entrosamento entre as equipes está na necessidade de intercâmbio e na criação de redes que estimulem o envolvimento, cada vez maior, das pessoas (umas com as outras e de todas com a empresa).
Os responsáveis pela CI entendem essa premissa e desenvolvem uma força de trabalho que ultrapassa as paredes da organização. Assim, os funcionários são alcançados onde quer que estejam.
Eventos como o Café com o Presidente permitem que relacionamentos verticais, nos quais a interação entre diretores e subordinados é quase inexistente, se tornem habituais. Dessa maneira, o funcionário tem uma nova visão em relação à liderança e à empresa como um todo.
Em relação às interações horizontais — entre funcionários de um mesmo nível hierárquico — a força do contato em eventos é transmitida para o cotidiano da corporação. Ao se verem em situações fora do ambiente de trabalho, eles se percebem mutuamente, se identificam uns com os outros e reforçam o senso de pertencimento ao grupo.
Com isso, as funções da Comunicação Interna de transmitir e divulgar as informações relevantes ao âmbito corporativo, alinhando os diversos setores da empresa, recebem um impulso extra, que garante seu cumprimento por completo.
Quais são os benefícios dos eventos corporativos para o clima organizacional?
O clima organizacional de uma companhia está intimamente ligado à sua cultura e é favorecido (ou não) por vários elementos. Eles vão desde a infraestrutura até os relacionamentos estabelecidos entre os profissionais.
Uma boa atmosfera é fundamental para o cumprimento das metas e a melhoria do negócio em sua totalidade. A promoção de eventos auxilia a geração de uma série de benefícios que aperfeiçoam tal clima. Entre eles, estão:
Aumento da motivação
Quando uma organização se depara com um desânimo coletivo, pode haver quedas: na produtividade, nas vendas, na qualidade do atendimento ao cliente, e assim por diante. Porém, um evento bem-organizado é capaz de trazer a motivação necessária para que a equipe saia da inércia, supere a apatia e encare novos desafios em prol de um objetivo comum.
Inovação
Por vezes, uma empresa pode se encontrar estagnada no mercado, apegada a tradições que não trazem vantagens ou sem encontrar soluções que a façam crescer e evoluir. Eventos como conferências ou simpósios podem ser o melhor caminho para conhecer as atualidades mercadológicas e trazer inovação ao negócio.
Melhora do ambiente de trabalho
Um clima de trabalho pesado, no qual não haja parceria e comunicação livre, não só é capaz de diminuir significativamente a produtividade como pode levar uma empresa à instabilidade, em níveis críticos.
O comportamento dos funcionários é o grande responsável por trazer, ao local de trabalho, um clima positivo ou negativo. Nesse contexto, um evento realizado no intuito de melhorar a atmosfera da instituição pode mudar comportamentos indesejáveis e tornar o ambiente mais leve.
Reconhecimento
Para que uma meta seja alcançada, é preciso muito trabalho. Por vezes, a batalha é árdua e longa. Contudo, quando se atinge a linha de chegada, uma comemoração pode trazer o reconhecimento do qual a equipe necessita para ver que seus esforços são valorizados e, assim, recuperar o fôlego para enfrentar novos desafios.
Alinhamento de comportamentos
Para alcançar o sucesso, um time deve trabalhar em consonância. Pouco adianta se parte dele vai para um lado, e o restante para outro. Para garantir o êxito, é necessário que todos rumem para a mesma direção.
Uma palestra ou um treinamento podem transformar as atitudes individualistas em comportamentos que visem ao bem-estar da coletividade. Isso costuma ser essencial para o bom andamento de qualquer organização.
Reforço da identidade corporativa
A identidade corporativa é mais do que a imagem que a empresa projeta para o mercado e seus stakeholders. Trata-se de um conjunto que traz, entre seus elementos, a missão, os valores, as crenças, os objetivos etc.
Um evento corporativo ajuda na construção e na manutenção dessa identidade, reforçando os principais conceitos que a estruturam. Funcionários que conhecem a fundo e se identificam com tais aspectos da organização tendem a permanecer nela, pois acreditam no que é praticado e defendido.
Comprovar os benefícios trazidos pelos eventos não é uma tarefa difícil. Eles servem tanto para resolver problemas pontuais, quanto para evitar situações complicadas e melhorar o clima corporativo como um todo. Basta que sejam detectados seus propósitos e que se escolha o evento ideal.
Quando promover um evento corporativo na empresa?
A definição das ocasiões ideais para os eventos depende, primeiramente, do motivo pelo qual se deseja realizá-los. As razões podem ser diversas, mas, geralmente, estão ligadas às necessidades do negócio. Isso nos permite separá-las entre os grupos abaixo.
Aprendizagem (formação)
Seja por meio de treinamentos ou jogos internos, por exemplo, o objetivo de tais eventos é aprimorar os conhecimentos do funcionário e capacitá-lo, tornando-o apto a conquistar, convencer e manter clientes. Como consequência dessa ação, espera-se a fidelidade aos produtos e serviços da marca.
Relacionamento (networking)
Um evento de relacionamento entre empresa, funcionários e familiares pode ser uma boa oportunidade para que todos se conheçam melhor, estreitem seus laços e fortifiquem o compromisso com a corporação.
Tais encontros podem ser promovidos semanalmente, apenas com os profissionais: em um happy hour, ou periodicamente, como no aniversário da empresa ou mesmo em uma comemoração por alguma conquista.
Motivação
De forma geral, uma das intenções desses encontros é envolver os profissionais e estimular a participação de cada um deles nas decisões da organização. Assim, é possível garantir a cumplicidade e o engajamento dos funcionários, que se sentirão parte do conjunto.
A transparência no relacionamento com o profissional é imprescindível para que esse objetivo seja alcançado. Afinal, quando a motivação é alicerçada em elementos verdadeiros e honestos, o funcionário não só tem vontade de comparecer ao evento como deseja que a companhia colha os resultados do investimento, trabalhando para que isso aconteça.
É possível que se consiga alcançar mais de um objetivo com um mesmo evento. Entretanto, a atenção deve se concentrar na meta principal, para que os resultados desejados sejam alcançados com mais eficácia.
Dia e hora do evento
Dois fatores que não devem ser negligenciados ao se pensar em um evento são o dia e a hora da sua realização. Portanto, alguns cuidados precisam ser tomados para garantir a adesão de todos.
É preciso pensar em meses nos quais a equipe não esteja em período de férias. Épocas de muito estresse para os funcionários devem ser evitadas — no final do mês, por exemplo, o desgaste costuma ser maior. A celebração de datas comemorativas, como o Natal, deve ser antecipada e devidamente comunicada.
Eventos em dias úteis, caso se estendam até tarde, podem comprometer o expediente do dia seguinte, tendo em vista que os participantes não terão o período de descanso ao qual estão acostumados. No entanto, eventos nos finais de semana costumam ter baixa adesão, pois são os dias de repouso e lazer de muitos. Escolher datas, considerando essas observações, pode ser mais oportuno.
Quais são os principais tipos de eventos corporativos?
Existem muitos modelos de eventos e escolher o mais adequado é fundamental para garantir que os próprios funcionários sejam os responsáveis por melhorar a imagem da empresa. Saber qual é o objetivo e o público-alvo do encontro que se pretende produzir facilita (e muito) a determinação do seu formato.
Listamos, abaixo, alguns dos tipos mais comuns para que você possa analisar e descobrir quais se encaixam melhor ao atual momento da organização. Acompanhe!
Congressos
Os congressos têm o prazo de uma semana, em média. Durante esse período, ocorre uma série de outras atividades, que são consideradas partes constituintes do evento. Assim, pode haver palestras, simpósios, debates, mesas redondas etc.
O principal objetivo é a promoção de conhecimento para enriquecer científica e culturalmente os participantes. Geralmente, a temática é única, para que se aborde o assunto de forma profunda. Um congresso pode ser regional, nacional ou internacional. Essa classificação está condicionada à participação de integrantes de outros estados ou países.
Palestras
As palestras costumam ter curta duração (algo em torno de uma a duas horas). O tema deve ser relevante para os participantes, mas não é necessário que tenha uma ligação direta com as funções desenvolvidas no dia a dia do trabalho. Podem ser abordadas questões como saúde e bem-estar, direitos e deveres, ética, práticas etc.
É bom que o palestrante seja um especialista, pois esse formato de evento permite que perguntas e debates sejam feitos no intuito de buscar mais conhecimento sobre o assunto abordado. Como complemento, a palestra ainda pode ter demonstrações ou exercícios de laboratório.
Treinamentos
Os treinamentos são processos nos quais o tempo de duração varia de acordo com o objetivo almejado e podem formar ou reciclar os conhecimentos dos funcionários. Em algumas empresas, são feitos com novos contratados e/ou profissionais que já estejam, há muito tempo, em suas funções.
Os temas abordados são específicos e visam ao desenvolvimento de habilidades ou atitudes que se relacionem com as tarefas executadas. Os treinamentos costumam envolver teoria e prática, exigindo certo conhecimento sobre o tema proposto.
Workshops
Os workshops são como cursos. A característica mais marcante desse modelo é a interação intensa dos participantes: inicia-se o evento com uma exposição do conteúdo e, depois, há uma discussão, uma prática em grupos e uma etapa para sua conclusão.
A vivência de uma oficina desse tipo contribui bastante para a absorção e fixação do conhecimento, pois a experiência conjunta é facilitadora do processo. Esse evento pode ter a duração de um ou dois períodos de 4 horas, por isso, é bom que o local de realização seja propício a pausas.
O que faz um evento corporativo ser bem-sucedido?
Independentemente do tipo de evento a ser realizado, alguns procedimentos e ações são indispensáveis. Uma boa estratégia de Comunicação Interna deve ser capaz de abranger cada detalhe e se preparar para os acontecimentos não programados (os chamados imprevistos).
Planejamento
O sucesso de um evento está condicionado a um bom planejamento. Uma pessoa ou uma equipe reduzida deve ser responsável por colocar no papel todas as etapas e tarefas a serem executadas para a realização do encontro, de forma cronológica e detalhada.
Orçamento
A definição do orçamento depende do número de convidados, da proposta do evento e dos custos com a mão de obra (recepcionistas, mestres de cerimônia, equipe de limpeza, palestrantes etc.). A partir desses dados, também são definidos o local, a quantidade de alimentos e bebidas, os equipamentos que serão utilizados para som e imagem, a mobília etc.
Fornecedores
A escolha dos fornecedores pode ser baseada em indicações de confiança e/ou em pesquisas no mercado, verificando-se possíveis reclamações e opiniões de outros clientes. Além disso, deve-se, por exemplo, realizar reuniões presenciais na sede da empresa fornecedora ou, até mesmo, ir a algum de seus eventos para ver de perto a qualidade dos serviços.
O contato com os fornecedores precisa ser uma prioridade, sendo que a escuta atenta é de suma importância para uma análise mais precisa das negociações. Dessa forma, é possível conseguir os melhores produtos e serviços por preços mais justos, além de prazos mais extensos para o pagamento.
Divulgação
Quem promove um evento espera que seus convidados compareçam na data e no local marcados, não é mesmo? Por isso, os organizadores precisam fazer a divulgação com antecedência, nos canais mais adequados, como e-mail, cartazes, panfletos etc. Assim, todos os interessados se planejarão e poderão garantir a presença no encontro.
Atrações
Para assegurar uma adesão em massa por parte dos convidados, a criatividade deve ser trazida para a organização do evento. Bandas, cabines de fotografia, brinquedos eletrônicos de última geração, quick massage, teatro de improviso e wokshops desportivos estão entre as formas de entretenimento mais utilizadas atualmente.
Contudo, é preciso conhecer bem o público e aliar as boas ideias aos recursos disponibilizados para o encontro. Assim, é possível oferecer atrações que se relacionem com o tema e envolvam os participantes.
Decoração
A decoração deve estar de acordo com o objetivo do evento. Uma comemoração é diferente de um simpósio, por exemplo. Ambos têm características peculiares — e isso é o que se deve observar antes de escolher adornos mais clássicos e elegantes ou elementos mais chamativos e divertidos.
Entretanto, nesse contexto, é fundamental que se priorize a identidade visual da marca. Isso faz com que ela seja reforçada e fixada de forma sutil no imaginário dos convidados.
Bons profissionais
Uma recepção atenciosa, auxiliares que deixam a toalete sempre limpa e abastecida, um apresentador carismático, garçons solícitos e simpáticos e palestrantes e/ou conferencistas, que demonstrem profundo conhecimento sobre o assunto abordado, são fundamentais.
Contar com bons profissionais para realizar um evento pode ser determinante para garantir a satisfação dos convidados. Esse fator é capaz de, inclusive, amenizar eventuais erros cometidos em outros pontos da produção.
Feedback
O feedback tem se tornado cada vez mais comum às empresas que se preocupam com um crescimento sólido. No caso da realização de um evento, esse retorno por parte dos convidados é essencial.
É por meio dele que os organizadores saberão quais são os pontos positivos e os que necessitam de melhoria. Os dados coletados com os feedbacks ainda mostrarão se os objetivos foram alcançados ou não.
Qual a importância de contar com uma empresa especializada?
Ao ler os tópicos anteriores, é possível notar que criar e realizar um evento corporativo de sucesso não são tarefas fáceis. E perceba que não abordamos o assunto exaustivamente: trouxemos apenas alguns de seus aspectos mais importantes.
A indústria de eventos, percebendo sua relevância, tem crescido e se feito cada vez mais presente no mercado. Isso quer dizer que a oferta de buffets e demais serviços, necessários à produção de um encontro corporativo, também tem chegado a grandes proporções.
Em meio a esse cenário, a experiência na organização de tais eventos é um diferencial que pode agilizar o processo e garantir uma repercussão positiva do acontecimento. E nada melhor do que contar com uma agência especializada para tanto.
Esse tipo de empresa trabalha com especialistas preparados para lidar com todas as etapas da produção. Eles têm as competências necessárias para elevar a reunião a um nível profissional, pois assessoram o time idealizador do encontro, desde a identificação do objetivo até a avaliação dos resultados, passando pelo desenvolvimento do projeto e por sua execução.
O trabalho desses profissionais não foca apenas na logística e na estrutura, mas, por meio de um planejamento estratégico, também interliga o conceito do evento ao conteúdo apresentado.
Realizar eventos corporativos bem-sucedidos significa ter participantes engajados, que queiram realmente estar lá (e não que o façam apenas por obrigação). Para isso, é preciso que o planejamento contemple os gostos do público-alvo e os some a um ambiente agradável, que proporcione conforto e alegria.
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