profissionais em uma sala de reunião

Planejamento de Comunicação Interna: qual a importância e como fazer?

Manter uma equipe alinhada e disposta a enfrentar qualquer trabalho para ver a corporação obter sucesso: esse é o desejo de muitos gestores. Contudo, para alcançar tal objetivo, são necessárias estratégias eficientes — e uma delas é colocar em prática um bom planejamento de Comunicação Interna.

Várias empresas ignoram essa etapa por considerá-la um gasto desnecessário e, sem perceberem, acabam perdendo muitos pontos com os colaboradores. Além disso, deixam de ganhar no contexto geral da organização. Afinal, informação gera motivação, que leva a uma maior produtividade e, consequentemente, a mais lucros.

As companhias do futuro estão adotando táticas permeadas pela Comunicação Interna (CI). E a tendência é que a valorização desse setor seja cada vez maior. Isso acontece porque foi percebido um aumento na consciência de que as pessoas se envolvem e se comprometem mais com os resultados quando têm informações consistentes sobre os rumos da empresa.

Quer saber mais sobre a importância de um bom planejamento de Comunicação Interna e o que ele precisa ter? Continue a leitura!

Como a Comunicação Interna pode ajudar?

Que o cenário organizacional vem sofrendo alterações significativas em diversos âmbitos, não restam dúvidas. Ao se fazer uma retrospectiva desde a Revolução Industrial até os dias atuais, as mudanças são incontáveis.

Uma das maiores modificações ocorreu nas relações entre corporação e colaboradores. Antes, a empresa não se preocupava em ouvir a equipe e, muito menos, se importava em levar informações a ela.Tudo era resolvido a portas fechadas, pelos diretores, com o único objetivo de gerar mais lucro, sem envolver os colaboradores. Hoje, os profissionais não apenas são comunicados do que acontece na corporação como participam ativamente de suas mudanças. A Comunicação Interna é, portanto, um elo entre os objetivos da empresa e os colaboradores.

Produção de conteúdo na web

Ainda falando sobre como a CI pode ajudar, podemos citar, como exemplo de disponibilização de informações, a produção de conteúdo. Ela é uma realidade e está cada vez mais presente dentro das companhias.

A função desse tipo de comunicação é nobre, pois, ao contrário do que acontece com jornais, revistas, rádio e TV, as mídias digitais possibilitam a interatividade do usuário, o que faz com a que a comunicação seja uma via de mão dupla.

E isso é positivo, já que, com a troca, o profissional cresce e a empresa se desenvolve na mesma proporção. Por esse motivo, o papel da Comunicação Interna é de fundamental relevância. A partir dela, é possível estreitar os relacionamentos e alcançar benefícios imensuráveis.

Por que implantá-la?

Já ouviu falar que “para quem não sabe aonde vai, qualquer caminho serve”? Essa frase sintetiza muito bem uma das principais razões para se implantar a Comunicação Interna no âmbito empresarial: os colaboradores necessitam saber para onde estão indo e por quê.

O comprometimento, na maioria das vezes, vem do fato de a pessoa se sentir parte de um todo, um componente essencial na engrenagem que faz o negócio prosperar. Integrar a equipe aos acontecimentos da organização é, portanto, garantir o seu engajamento e o fortalecimento de seu vínculo com a empresa.

A quem se destina?

A Comunicação Interna estabelece a credibilidade da empresa não só perante os colaboradores. Ela se estende a investidores, imprensa, mercado e demais interessados no negócio.

No entanto, para usufruir dessa extensão, as informações, sejam elas positivas ou negativas, devem ser comunicadas primeiramente aos membros da equipe (de todos os setores e níveis). A comunicação precisa ser clara, concisa e transparente para que surta o efeito esperado.

Quando fazer um planejamento de Comunicação Interna?

A CI precisa de planejamento durante todo o ano. A cada 365 dias, em média, as empresas decidem seus objetivos estratégicos, e a CI deve fazer parte desses ciclos de decisão para divulgar, reforçar e mostrar os resultados, acompanhando o momento da empresa.

Assim como se tem um planejamento para os negócios, é possível ter uma programação de CI para intensificar a cultura da empresa, veicular os objetivos e trabalhar o turnover nos momentos bons e ruins da companhia.

Comunicar na tempestade e na bonança

Uma Comunicação Interna sólida depende de um planejamento, porque não se pode comunicar só nas horas difíceis. É preciso ganhar a confiança do colaborador, para que ele saiba a verdade também nos momentos de crise.

Esse é o planejamento macro. Além dele, há os planejamentos de campanha que seguem um direcionamento mais específico, mas tudo é guiado primeiramente pelo planejamento macro.

Esse plano exige que se tenha atenção especial em alguns pontos. Veja, abaixo, alguns deles:

Diagnóstico

O diagnóstico deve ser feito para saber os principais pontos a serem trabalhados. Esse é o passo número 1 para colocar o planejamento de Comunicação Interna em ação. Uma pesquisa simples feita com os colaboradores pode dar a direção das campanhas que virão em seguida.

Objetivos

Assim como se tem um planejamento para os negócios, é possível ter um planejamento de CI para reforçar a cultura da empresa, divulgar objetivos e trabalhar o turnover nos momentos bons e ruins.

Com o diagnóstico, ficará bem mais fácil traçar os objetivos a partir das maiores dificuldades detectadas. Porém, é imprescindível que as metas do planejamento estejam totalmente alinhadas com os propósitos da empresa.

Ferramentas

Para definir quais ferramentas de comunicação serão utilizadas, é necessário conhecer os colaboradores. Nenhuma pessoa é igual à outra, portanto o veículo e a linguagem devem ser adequados aos diversos perfis comportamentais encontrados.

Orçamento

Estabelecer um orçamento faz parte do processo. Deve-se saber, pelo menos, a média do investimento que a organização está disposta a dispor para colocar o plano em prática. É importante fazer os cálculos sempre contando com uma reserva, pois podem surgir imprevistos.

Cronograma

Um bom planejamento tem um calendário de campanhas — desse modo, não há como se perder nas datas. Outro ponto relevante a ser levado em consideração é a periodicidade com a qual as informações circularão.

Resultados

Acompanhe e mensure os resultados das ações; depois, mostre-os para a empresa. Boas ferramentas para essa mensuração são os KPIs (Key Performance Indicator, ou Indicadores-chave de Performance, em português).

Equipe especializada

A comunicação deve ser conduzida por pessoas competentes e não deixada em um plano secundário. Para fazer o planejamento dar certo e tratar a informação de forma abrangente, um ótimo caminho é contratar uma empresa especializada no assunto, tanto para auxiliar na identificação dos principais gaps, quanto para sugerir melhores práticas de mercado mais adequadas àquelas necessidades.

Qual o melhor meio para difundir as informações?

Implantar uma estratégia de Comunicação Interna que seja eficaz e abranja todos os setores da organização é um desafio. Por isso, é preciso pensar em quais são os meios mais adequados para cada empresa.

Jornais com um amontoado de fotos e notícias sem conexão com a realidade da corporação não são atrativos e não fazem com que o colaborador se sinta informado. Os folhetins impressos são válidos a partir do momento em que trazem algo concreto para o leitor. Outros veículos que podem ser utilizados são:

  • jornal eletrônico;
  • intranet;
  • mural de avisos;
  • newsletter;
  • rede social corporativa;
  • e-mail.

Nesse quesito, vale usar mais de um meio de comunicação. O que importa é alcançar toda a equipe, falando a linguagem de todos os perfís.

O que se deve informar?

Para evitar fofocas, conversas de corredor e constrangimentos, é imprescindível que o volume de informações seja o maior possível. Missão e valores são pautas que podem sempre figurar na comunicação, porém de forma mais criativa e eficaz.

Entretanto, independentemente do meio adotado para manter os colaboradores informados, o olho no olho continua sendo a mídia mais eficiente. Subordinados esperam receber as notícias importantes diretamente de seus superiores.

Portanto, o departamento e/ou a empresa de comunicação contratada devem preparar os líderes para esse contato face a face.

Quer fazer um planejamento de Comunicação Interna, mas não sabe como? Leia nosso outro post e descubra por que contar com uma empresa especializada em CI para ajudar você nessa tarefa!

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