Por que contar com uma agência especializada em Comunicação Interna?

Pessoas são o maior diferencial competitivo de uma empresa, capaz de colocá-la à frente dos seus concorrentes — especialmente hoje, época em que estratégias podem ser copiadas com facilidade, tecnologias estão disponíveis a todos e o nível de competitividade é global.

Contudo, é preciso saber desenvolver, motivar e, principalmente, conectar essas pessoas na busca por resultados exponenciais. Para que isso aconteça, é fundamental contar com uma agência de Comunicação Interna eficiente, que ajude a formular e executar uma estratégia de sucesso.

Os resultados podem ser surpreendentes! Segundo pesquisa da consultoria Willis Towers Watson, companhias que possuem uma comunicação eficaz com seus profissionais oferecem 47% a mais de retorno para seus investidores do que as que se comunicam sem eficácia.

Quer mais motivos para contratar uma agência especializada em Comunicação Interna na sua empresa? Acompanhe o post e confira!

1. Princípios relacionados à Comunicação Interna

A comunicação é a base para a sobrevivência e evolução da espécie humana, e para uma empresa não é diferente. Se ela não for adequada, é provável que vários problemas comecem a surgir, nos mais diversos níveis e áreas do empreendimento.

O fato é que a comunicação sempre existe, seja ao enviar um aviso de reunião por SMS para a equipe ou fixar um memorando no quadro de avisos. Todavia, se não planejada e bem executada, dificilmente alcançará os objetivos inicialmente desejados.

A prática de Comunicação Interna consiste em um conjunto de ações com foco no público interno, especialmente os funcionários. Seu objetivo é facilitar a trajetória das mensagens, eliminando possíveis ruídos e criando uma cultura de transparência e credibilidade.

Quando há um diálogo eficaz, a equipe atua com maior motivação, alinhamento e comprometimento na busca pelos resultados. Com isso, é possível otimizar o desempenho do negócio, tornando-o mais próspero e atraente para investidores.

1.1.  Necessidade de planejamento da comunicação

Não pense que esse é um processo fácil. É certo que grande parte das informações não chega onde deveria chegar, seja pela existência de ruídos ou pela falta de canais adequados. Isso afeta bastante a companhia, gerando erros e reduzindo sua competitividade.

Por essa razão, é preciso traçar uma estratégia de interlocução adequada. Ela deve prever a implementação de novos canais de diálogo, bem como a disseminação de uma cultura de transparência, em que os próprios líderes se comprometam em cascatear as informações.

Ela também deve considerar o fluxo das informações: vertical (entre líderes e seus liderados), horizontal (entre profissionais que atuam no mesmo nível), ascendentes e desentendes. Desse modo, será possível garantir ótimos resultados para o futuro.

2. Por que sua empresa não deve ignorar a Comunicação Interna?

É grande o foco dado à comunicação com os clientes finais. Prova disso é que diversas companhias reservam um investimento multimilionário para o assunto. O problema é que esse é um oceano vermelho, muito difícil de navegar e se destacar.

Por outro lado, o ambiente interno é um oceano azul, em que se pode estabelecer uma comunicação eficaz com o público interno e garantir um retorno sobre investimento muito mais favorável, conforme observado na pesquisa da Willis Towers Watson.

Há diversos motivos pelos quais o assunto não deve ser ignorado, nem por um minuto sequer. Segundo Peter Drucker, guru da gestão de negócios, mais de 60% dos problemas e conflitos de uma empresa acontecem por falta de comunicação.

Confira a seguir alguns dos maiores problemas por falta de comunicação:

2.1. Maior mortalidade empresarial

O ciclo de vida de uma empresa pode variar bastante, de acordo com o ambiente externo e as habilidades de seu gestor. Todavia, é certo que transita por cinco principais etapas: planejamento, iniciação do negócio, crescimento, maturidade e declínio (ou reinvenção).

O problema é que esse ciclo está cada vez mais curto. Segundo o IBGE, de cada dez empreendimentos, seis fecham antes de completar cinco anos de atividade. As maiores organizações também sofrem esse efeito: menos de 12% das companhias listadas na Fortune 500 (lista das maiores do mundo) de 1955 permanecem até hoje.

A falta de interlocução é um fator que certamente contribui para isso. Sem o diálogo adequado entre os diversos departamentos, o número de erros operacionais tende a crescer, assim como o desperdício de materiais. Não obstante, isso afeta a capacidade de inovação do negócio, impedindo-o de se reinventar para permanecer no jogo.

2.2. Menor capacidade de inovação

Toda empresa precisa inovar — isso garante a diferenciação no mercado e sua sobrevivência no longo prazo. Não é à toa que algumas das corporações mais valorizadas do mundo também são as mais inovadoras, como a Google, Amazon.com ou Tesla Motors.

Porém, é preciso entender que grande parte das inovações nasce no nível operacional do estabelecimento, de funcionários que não pertencem ao setor de P&D ou que não integram a mesa de diretores. Nesse caso, é importante que haja um processo ascendente de comunicação, capaz de levar as ideias e propostas inovadoras até o primeiro escalão da organização.

Como, geralmente, isso não acontece, essas ideias permanecem no nível operacional, deixando de agregar valor a todo o empreendimento. Esse é um grande erro, que, infelizmente, está presente em muitas companhias.

2.3. Insatisfação dos clientes finais

A falta de diálogo tem efeito até mesmo na forma como os consumidores finais são atendidos. É importante lembrar que os funcionários são os primeiros clientes de qualquer empresa, e devem estar satisfeitos para promover um bom atendimento aos consumidores finais.

Infelizmente, não é exatamente isso o que tem acontecido. Estima-se que, apenas em 2015, as empresas brasileiras perderam cerca de US$ 217 bilhões pelo mau atendimento. Pelo mesmo motivo, cerca de 86% dos clientes migraram para a concorrência.

2.4. Aumento de erros e refugo de materiais

A preocupação com a qualidade é nítida em qualquer empresa, independentemente do seu tamanho. Por esse motivo, as companhias buscam se adequar às normas da ISO e a outros selos de qualidade, que demandam bastante tempo e esforço para serem implementadas.

O fato é que todo processo de melhoria contínua está fundamentado na Comunicação Interna. É preciso que todos dentro da empresa se comuniquem com qualidade e indiquem claramente o que deve ser feito. Sem isso, não há como sustentar padrões rigorosos de controle.

Como visto, há uma série de problemas relacionados à falta de comunicação. Por essa razão, esse aspecto deve ser sempre lembrado. O diálogo parece simples, quase que intuitivo, mas é preciso planejá-lo e implementar canais que facilitem a transmissão das mensagens.

3. O que a Comunicação Interna tem a oferecer ao seu negócio?

A falta de comunicação resulta em sobrepeso para a companhia, distanciando-a dos seus objetivos. Contudo, processos claros de diálogo facilitam as tarefas do dia a dia, motivam os profissionais e colocam o empreendimento um passo à frente da concorrência.

É importante destacar que a adequada implementação das estratégias empresariais depende diretamente da capacidade de interlocução de uma empresa com seus integrantes. Isso quer dizer que, sem conversa, por melhor que seja a estratégia, nenhum resultado será alcançado.

Há muitas outras vantagens que a comunicação oferece, conheça:

3.1. Melhoria do clima organizacional

O clima organizacional é a forma como os funcionários percebem a qualidade do ambiente de trabalho, ou melhor, uma espécie de “atmosfera” interna. Esse clima tem uma relação direta com os níveis de motivação, satisfação e comprometimento das equipes.

Um clima pesado pode ser facilmente detectado, afinal, é comum que a rotatividade de pessoas cresça, bem como o volume de retrabalho e o desperdício de tempo dos profissionais. As relações internas também são afetadas, se tornando mais densas e negativas.

Nesse sentido, o diálogo tem um importante papel. Ele contribui para criar um clima de credibilidade, fértil para a construção de vínculos interpessoais mais duradouros. Ele também faz com que os funcionários se sintam mais importantes para a empresa em geral.

3.2. Engajamento na busca por resultados

Manter a equipe de trabalho motivada é uma premissa básica para a gestão de pessoas, isto é, de nada adianta profissionais talentosos se eles também não tiverem energia para perseguir os resultados. Por essa razão, é comum a implementação de ações motivacionais.

O diálogo com os funcionários também pode ser pensado nesse sentido, transmitindo mensagens motivacionais ou de reconhecimento pelas conquistas já alcançadas. Isso, certamente, faz diferença no nível de empenho de cada trabalhador.

3.3. Construção de uma cultura mais sólida

A cultura organizacional é representada pelo conjunto das crenças, hábitos e valores que são compartilhados dentro do negócio. Para muitos, ela também pode ser vista como o DNA corporativo, que torna cada empresa única em seu segmento. A disseminação da cultura contribui para imprimir nos profissionais as crenças e os valores que regem o negócio, fazendo com que eles vistam a camisa da empresa.

A interlocução com os funcionários ajuda a mantê-los alinhados, indicando o que é importante para a organização e faz parte da sua cultura. Assim, se torna mais fácil fazer com que todos sigam na mesma direção, com princípios e objetivos compartilhados.

3.4. Melhoria na relação entre líderes e liderados

A adequada relação entre líderes e seus liderados é muito importante, pois funciona como uma mola de propulsão para que grandes conquistas sejam alcançadas. O problema é que essa relação é corroída por problemas e conflitos que ocorrem no expediente de trabalho.

Para manter uma relação sólida e saudável, é crucial ter a comunicação como aliada. Todos os profissionais precisam ter abertura para tirar suas dúvidas com seus respectivos líderes, assim como propor soluções de melhoria para as atividades do dia a dia.

3.5. Rápida integração de novos funcionários

Há muitos profissionais que são contratados a cada temporada, especialmente em empresas de grande porte. Entretanto, não basta um processo de seleção bem estruturado, é preciso iniciar a integração e garantir que eles comecem a dar resultados o mais breve possível.

Um recém-contratado ainda não se sente realmente parte do ‘’time’’. Por isso, é preciso apresentá-lo aos líderes, colegas de trabalho, mostrar um pouco da cultura organizacional, da sua nova função, história da empresa, etc.

Tudo isso pode ser otimizado com ferramentas adequadas de comunicação, como cartilhas ou vídeos institucionais. Para tanto, é preciso que haja um alinhamento entre a área de gestão de pessoas e a agência de Comunicação Interna, somando forças para atingir grandes vitórias.

4. Por que contar com ajuda especializada?

Como se pode ver, há uma grande vantagem em aprimorar a comunicação dentro da empresa. Os benefícios podem ser observados nas mais diversas áreas e atividades empresariais, como o controle da qualidade, gestão de pessoas e a busca pela inovação.

A questão é: por que contar com uma agência especializada? É simples: ela possui a expertise necessária para diagnosticar os problemas relacionados à comunicação, bem como idealizar, desenvolver e executar as ideias para melhoria desse processo.

Como dito, a comunicação é um processo natural, que pode ocorrer ao enviar um SMS ou fixar um aviso no mural de recados. No entanto, é preciso otimizá-la e garantir que contribua para o alcance de resultados exponenciais, assim a empresa dá um passo à frente da concorrência.

Entenda, agora, as principais atividades de uma agência de Comunicação Interna:

4.1. Diagnóstico

Quando se vai ao médico, é esperado que ele faça um diagnóstico de seu paciente antes de receitar o remédio, buscando identificar a raiz do problema. Desse modo, poderá agir com assertividade, recomendando a melhor solução para cada caso em específico.

Ao contratar uma agência de Comunicação Interna, se dá o mesmo processo, pois não adianta apenas implementar novos canais e dizer às pessoas que devem utilizá-los. É preciso antes diagnosticar o que provoca a falta de comunicação. Pode haver diversos motivos, como a falta de canais, de motivação ou baixo comprometimento da liderança.

Esse diagnóstico inicial também contribui para identificar como os próprios trabalhadores enxergam a empresa, se ela é considerada um bom lugar para trabalhar e construir uma carreira. Assim, é possível agir com maior assertividade e traçar estratégias eficazes.

 4.2. Planejamento

O planejamento refere-se à etapa em que será desenvolvida a estratégia para que o problema inicialmente identificado seja dissipado, bem como serão definidos os objetivos de melhoria. Essa é uma etapa fundamental, que subsidiará as ações futuras.

Nessa etapa, serão definidos: os canais de comunicação (murais de recados, aplicativos mobile, redes sociais, etc.), os tipos de mensagem que serão transmitidas (motivacionais, informativas, etc.), o perfil dos funcionários que serão atingidos e os resultados esperados.

O planejamento também contempla a criação de um plano de ação, que indica os principais passos para execução do plano e identifica as pessoas envolvidas. É um processo bastante abrangente, que deve ser desenvolvido tendo em vista a filosofia de atuação da empresa.

4.3. Desenvolvimento (criação)

Feito o diagnóstico e o plano que servirá como fio condutor para os resultados, é preciso dar vida à solução. Nessa etapa, é possível destacar a criação de conteúdo para jornais e informativos internos, elaboração de pautas para as diversas mídias, criação de peças online e offline, desenvolvimento de marca para campanha, etc.

Planeje o processo de integração de novos funcionários, que precisa esclarecer os valores, a história e diversas outras informações sobre a empresa. A etapa de desenvolvimento poderia contemplar a criação de uma cartilha para os novos contratados, com resumo e ilustração das informações mais importantes. Assim, a integração seria mais rápida e eficaz.

4.4. Execução

A última etapa se refere à prática, executando o que foi planejado e desenvolvido. Lembre-se sempre: de nada adianta apenas ter um bom plano, é preciso colocá-lo para funcionar e entregar benefícios para a empresa.

No processo de execução, é importante ter indicadores de desempenho bem definidos, que contribuam para identificar se os objetivos desejados estão realmente sendo alcançados. É possível usar como indicadores o nível satisfação e motivação dos funcionários, por exemplo.

O processo de execução também pode identificar a necessidade de reformular o plano inicial, fazendo alterações ainda não previstas. Caso isso aconteça, é sempre bom ter a ajuda de um expert no assunto, que já conhece o melhor caminho a ser seguido.

5. Como escolher a agência ideal?

A escolha da agência é uma etapa crucial, afinal, ela estará à frente da formulação e execução do plano de melhoria da comunicação. Por esse motivo, é importante levar alguns fatores em consideração, garantindo que a contratação do prestador de serviço seja ideal. Veja:

5.1. Avalie as habilidades-chave

É importante levar em consideração a habilidade técnica da agência, se certificando de que ela possui competência para assumir o projeto. Nesse tópico, é válido considerar fatores como: criatividade, pontualidade, comprometimento e eficácia das ações.

É necessário destacar que o tamanho do projeto influencia bastante na performance, uma vez que algumas agências não lidam bem com projetos de grande escala, afinal, é necessário uma equipe e um comprometimento muito maiores para o planejamento, desenvolvimento e execução.

5.2. Analise os cases de sucesso

Busque projetos que já foram implementados pela agência e quais resultados finais foram obtidos. Esses cases podem ser pegos com o próprio prestador, depois validados com os clientes que receberam o serviço. Opte por uma agência que já possui histórias de sucesso, afinal, essa é uma prova irrefutável de qualidade.

5.3. Peça referências para contato

Também é importante buscar conhecer empresas que já passaram pelo mesmo processo, identificando como elas avaliam o investimento feito. Essa pode ser a etapa mais importante, pois você estará conversando com pessoas que já estiveram ou estão em sua posição. Então solicite à agência referências para as quais pode ligar e tirar as principais dúvidas sobre a qualidade, satisfação pós-atendimento e o alcance dos objetivos inicialmente definidos.

5.4. Avalie a saúde financeira da agência

Esse é um ponto muitas vezes esquecido ou deixado de lado, mas tão importante quanto qualquer outro. Se a agência contratada não tiver saúde financeira, dificilmente conseguirá levar o projeto até o final, acarretando perdas financeira e de capital intelectual.

Para a análise financeira, converse com o setor financeiro ou de compras da sua empresa, eles saberão os melhores procedimentos — como consulta ao SINTEGRA, SEFA, etc.

5.5. Compare o custo-benefício

Que fique claro, a proposta de menor valor financeiro nem sempre é a mais vantajosa. É preciso olhar além do preço oferecido por cada prestador de serviço, identificando os pontos fortes e fracos de cada um, depois o custo-benefício associado. Muitas vezes, a aquisição mais elevada compensa, afinal, os resultados serão vistos com maior rapidez e consistência.

5.6.  Busque conhecer ao máximo a agência

A formulação de uma estratégia de Comunicação Interna não é um processo rápido, por isso é preciso ter certeza de que está contratando uma boa agência. Não hesite em fazer visitas à agência, conhecer as equipes de trabalho, conversar com o gerente que será responsável por seu projeto, trocar ideias e opiniões sobre o assunto. Avalie se há sinergia!

6. Quais resultados esperar?

Já foram citados alguns dos principais benefícios de investir na Comunicação Interna, bem como os malefícios de deixá-la em segundo plano. Sem qualquer dúvida, esse é um tema importante, afinal, as maiores e mais bem-sucedidas empresas investem nela. Contudo, quais resultados objetivos podem ser esperados pela organização?

Um dos principais é a vantagem competitiva. Essa vantagem é o que coloca a empresa na vanguarda do mercado, à frente dos seus concorrentes e de outras categorias adjacentes. Ela também contribui para atrair mais clientes, otimizar a força de vendas e diferenciar a companhia de outras que atendem ao mesmo público-alvo.

Essa vantagem é proveniente do aumento da motivação, alinhamento e comprometimento das equipes, coisas que não podem ser simplesmente copiadas pela concorrência.

Outro grande resultado é a otimização da gestão de pessoas, cada vez mais importante para o crescimento e longevidade do negócio. Segundo estudo da Universidade de Harvard, companhias que possuem boas práticas de gestão de pessoas apresentam um desemprenho até 51% superior à concorrência.

Essa melhoria na gestão de pessoas se dá por conta da otimização do próprio ambiente de trabalho, que permite a fluidez das informações internas e construção de um clima agradável. Em consequência, pode-se verificar o aumento da confiança dos profissionais, retenção de talentos, coordenação entre os diversos setores na busca de um mesmo objetivo.

Para finalizar, é possível esperar a melhoria da qualidade do ambiente de trabalho, que realmente se torna um segundo lar para os profissionais. De acordo com a Sodexo, organizações que oferecem qualidade de vida são (em média) 70% mais rentáveis e 86% mais produtivas.

Resumindo, é possível esperar diversos resultados positivos, como a diferenciação da empresa, melhoria da gestão de pessoas e otimização do próprio ambiente de trabalho.

A criação de estratégias que visem os funcionários não pode mais ser entendida como um custo para a corporação, mas como um investimento que traz diversos benefícios. Pensar de forma contrária é uma verdadeira miopia, que pode custar muito mais caro e até encurtar o ciclo de vida da organização, conforme vimos.

Mas o desenvolvimento e a implementação de uma boa estratégia é uma tarefa longa e complexa, que demanda diversos conhecimentos específicos, tais como: definição de indicadores, criação de arquétipos de comunicação, análise dos canais mais adequados a cada perfil de funcionário, definição do fluxo e objetivo das informações, etc.

Por esse motivo, se faz indispensável contar com uma agência de Comunicação Interna, que tenha experiência e habilidades para tirar o plano do papel e transformá-lo em resultados reais no dia a dia. Esse é um investimento baixo, se comparado aos resultados que serão obtidos.

Gostou do conteúdo? Entendeu a importância do investimento em Comunicação Interna e da contratação de uma agência especializada? Agora, aproveite para entrar em contato conosco e conhecer a solução que preparamos especialmente para você!

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